Als teamlid kan je te maken krijgen met ongezonde stress. De cijfers liegen er immers niet om. Wat ik in mijn begeleiding van teams heb ervaren, is dat deze stress dikwijls ook gerelateerd is aan collega’s, de leiderschapsstijl en/of de werkdruk/ -stress binnen een team.
Het is niet prettig als een collega uitvalt binnen een team. Welk effect heeft dat op deze collega, de andere teamleden, de klant en het resultaat? Vooral een langdurig verzuim kan vervelende consequenties hebben voor alle partijen.
Met deze 6 tips kun je stappen maken om ongezonde stress preventief aan te pakken en te groeien tot een vitaal en krachtig team.
Laat verwachtingsmanagement geen verrassingsmanagement worden
Als jij eerlijk naar jezelf kijkt en naar de functie of rol die je uitvoert, weet jij dan wat jouw leidinggevende, jouw collega of jouw team van jou verwacht? Weet jij ook wat jij van de ander verwacht en worden deze verwachtingen wel eens uitgesproken? Niets is menselijker dan invullen voor de ander. En in de drukte van alledag, zijn we soms geneigd om te denken voor onze collega’s.
In een van de laatste teamsessies die ik heb begeleid, gaven enkele deelnemers aan dat de stress die zij ervaren met name te maken heeft met de hoge lat en verwachtingen die zij zichzelf opleggen. Dit levert soms ongezonde stress op. Maar hoe zit het met de verwachtingen van anderen?
Ga dus met elkaar in gesprek over wederzijdse verwachtingen. Zaken die in je hoofd blijven spelen zoals; ‘wordt er van mij verwacht dat ik in de avonduren nog mail, mag ik thuis werken, mag ik eerder weg als mijn kind ziek is, kan ik een afspraak voor de ander inplannen, wie is er eindverantwoordelijk van dat project, waar liggen de prioriteiten, wat verwachten we van elkaar als het gaat om procedures en processen, wie wil zich op welk gebied ontwikkelen….etc’.
Ga aan de slag met de in- en externe verwachtingen!
‘Hoe ben jij eigenlijk als collega’?; besteedt aandacht aan inzicht en bewustwording
Met name een divers team heeft teamleden met veel verschillende eigenschappen. Dat kan heel krachtig zijn. Desondanks zijn er eigenschappen waardoor je meer vatbaar kunt zijn voor ongezonde stress als ze een valkuil worden. Een aantal van deze eigenschappen zijn bijvoorbeeld een hoog verantwoordelijkheidsgevoel, controle, sub assertiviteit, perfectionisme, competitief zijn en alles in goede harmonie willen laten verlopen.
Met een divers team kun je al deze eigenschappen tegen komen. Door van jezelf en van elkaar te weten welke eigenschappen de boosdoeners zijn als het gaat om ongezonde stress, creëer je meer openheid, begrip en hulpvaardigheid.
Delen; stressmanagement op de agenda
Uit diverse onderzoeken blijkt dat het delen van stress ervaringen ervoor zorgt dat je de verbinding met elkaar aangaat. Dit zorgt voor een verhoging van de vitaliteit en een verlaging van het stress niveau. Met andere woorden; praat met elkaar. Deel de ervaring over werkdruk en werkstress en geef elkaar de ruimte om te spreken en te luisteren. Tenslotte is ‘het druk zijn en stress hebben’ een subjectieve ervaring. Door er openlijk over te praten, neemt ook de veiligheid binnen het team toe en verdwijnt het gevoel een ander tot last te zijn. Zie het dan ook als een teamvraagstuk en niet alleen maar als de stress ervaring van die ene collega.
Spreek ook over vitaliteit, energie- en stressbronnen en over de lichamelijke signalen waaraan je de stress bij collega’s kan herkennen (bv. irritatie, cynisme, vermoeidheid, terugtrekken, kortaf…). Zo wordt het gemakkelijker om stress met elkaar te bespreken.
Met de koersKaart ‘van werkstress naar werkplezier’ kun je met je team een eerste stap maken. Na het spelen van deze ‘KoersKaart’ weet je beter wat jij en anderen nodig hebben om plezierig te werken.
En niet onbelangrijk; deel je ervaringen eens op een andere setting dan de vergaderruimte. Ga naar buiten, combineer het met een informele activiteit of boks de eventuele stress er uit tijdens een boksclinic 😉
Sociale fitheid; communiceer over communicatie
Als er ergens iets mis kan lopen, is het wel in de communicatie. We zijn er zo goed in om elkaar niet te begrijpen dat het niet verwonderlijk is dat er zo nu en dan ruis is op de lijn. De ene collega praat te veel, de ander te weinig, een derde luistert niet, een vierde is te aardig, een vijfde is te kort door de bocht etc. etc.
Maar ruis op de lijn kan leiden tot ongezonde stress. Hoewel een discussie of conflict ook kan helpen om te groeien, leidt langdurige ruis tot ongezonde stress en is dat schadelijk.
Probeer een juiste balans te vinden in ruimte geven en ruimte nemen, begrijpen en begrepen worden.
Maak eventueel een vragenlijst waarbij de communicatiestijl van elk teamlid wordt gemeten zodat je met elkaar in gesprek kan gaan over de diverse communicatiestijlen en de dynamiek binnen het team. Wat betekenen die stijlen in het kader van begrijpen en begrepen worden, waar kun je elkaar vinden, waarin verschillen jullie en hoe reageer je in stress situaties?
Van multitasken naar monotasken
Diverse neurowetenschappers zijn eruit; wij mensen kunnen niet multitasken!
In onze laatste kennissessie hebben we de deelnemers een simpele opdracht gegeven die ze op twee verschillende manieren hebben uitgevoerd. En wat bleek ook hier weer; ons brein is niet in staat om een ‘ogenschijnlijk’ eenvoudige opdracht, die uit twee delen bestaat, effectief uit te voeren. Wat wel werkte, is de ene opdracht eerst afronden en dan pas starten met de andere.
In een van mijn blogs (het AOL; Altijd Online Zijn) beschrijf ik hoe we zo afgeleid worden door alle technologie van deze tijd dat er weinig ruimte overblijft om te reflecteren. Het echte denkwerk. Dit betekent dat onze hersenen regelmatig te veel prikkels krijgen. Je hersenen verliezen energie mede door het switchen van taken. En dan is de stap naar ongezonde stress zo gemaakt.
Bespreek jullie werkomgeving eens in jullie team. Zit je in een kantoortuin? Heb je voldoende ruimte om te concentreren? Stellen jullie de juiste prioriteiten? Moedig elkaar aan om, daar waar mogelijk, te starten met monotasken. Uiteindelijk vang je twee vliegen in één klap; je gaat efficiënter werken als team en als individu en het voorkomt ongezonde stress.
Energiemanagement en ritme
Hoewel nog niet elke organisatie er een voorstander van is, raakt een werkdag van ‘9 tot 17’ steeds meer uit de tijd. Om de controle tussen privé en werk te handhaven vinden veel mensen het prettig om flexibel om te gaan met werktijden. Sturen op output dus.
Daarnaast hebben we allemaal een ander ritme en energieniveau. Deel dat eens in het team. Wie is er een ochtendmens, wie een avondmens, wie ‘kakt’ er in na de lunch? Waarom zou je niet een dutje doen als je daarna weer fris en fruitig en met meer energie en vitaal je werk aan kan. Wie heeft er een hekel aan de files en werkt liever nog een uurtje in de avond thuis? Wie heeft kleine kinderen en wil niet van de voor- en naschoolse opvang gebruik maken?
Probeer elkaar te vinden in energiemanagement en ritme als team (daar waar bedrijfsmatig ook mogelijk is uiteraard). En in het kader van verwachtingsmanagement; maak hierover duidelijke afspraken en richtlijnen.Wil je hiermee aan de slag met jouw team en kun je nog wat extra begeleiding gebruiken, bel of mail! 0618717182 | info@vitfirma.nl | https://www.linkedin.com/company/51729468/admin/
En wil je als leidinggevende tips voor jouw rol in het creëren van een vitaal krachtig team? Lees eventueel mijn blog